訪客管理機采用RFID識別技術，集成了二代身份證閱讀功能，實現對來訪客人信息的登記與管理。可支持第二代居民身份證、外國人居留身份證、港澳臺居民居住證三種證件的識別和閱讀；可外接二維碼掃描、證件掃描、小票打印、電話撥號等外接設備進行擴展應用。

訪客管理機的使用依據以下幾個流程：

來訪客人到達接待室，說明事由及被訪人姓名、部門；

經被訪問人員確認后，出示有效證件，接待人員予以確認，通過證件掃描儀、自動識別有效證件的信息存到訪客管理機；

接待人員同時由圖像采集設備采集訪客影像，將來訪客人資料庫自動存入訪客管理機；

訪客管理機打印防偽憑條或臨時門禁卡，發放給來訪客人，在進入大樓時由保安人員識別；

如需要與門禁系統聯動，則通過發卡器授卡，并將卡、證件信息、影像等對應登記確認后錄入數據庫，發放臨時出入證，供一次性使用。

來訪客人在訪問結束后將防偽憑條或臨時出入卡交回接待室，本次訪問結束。

在訪客進行登記時，可快捷地完成信息登記、影像存儲、來訪記錄和授權進入等一系列訪問流程，可以大大提高其內部管理的工作效率。這套設備還可與大樓的出入口控制系統有效結合，組成了一個完善的客人來訪、授權進入、異常事件提示為一體的的安保管理體系。